E-Rechnungspflicht: Was jetzt auf Unternehmen zukommt

Seit 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Bis 2028 wird auch das Ausstellen Pflicht. Dieser Überblick zeigt die Fristen, die Formate und die konkreten Schritte zur Umstellung.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Sie kann automatisch eingelesen und verarbeitet werden, ohne dass jemand die Daten abtippen muss.

Wichtig: Eine PDF-Datei, die Sie heute per E-Mail verschicken, zählt rechtlich nicht als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“. Erst ein strukturiertes Format erfüllt die Anforderung. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:

• XRechnung – ein reines XML-Format, das in der öffentlichen Verwaltung bereits Standard ist.
• ZUGFeRD – ein Hybridformat: eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Für Menschen lesbar und für Maschinen auswertbar zugleich.

Für wen gilt die Pflicht?

Betroffen sind Umsätze zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmen (B2B). Für diese Geschäfte greift die E-Rechnungspflicht. Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sind nicht betroffen. Entscheidend ist also, dass beide Seiten Unternehmen mit Sitz in Deutschland sind.

Der Zeitplan

• Seit 1. Januar 2025 – EmpfangspflichtJedes Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. In der Praxis genügt dafür zunächst ein E-Mail-Postfach zum Empfang und eine Möglichkeit, das Format zu lesen.
• Bis 31. Dezember 2026 – ÜbergangsphasePapier- und PDF-Rechnungen dürfen weiterhin verschickt werden, sofern der Empfänger zustimmt.
• Ab 1. Januar 2027 – Ausstellungspflicht Stufe 1Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr müssen ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028 – Ausstellungspflicht Stufe 2Die Pflicht gilt dann für alle übrigen inländischen B2B-Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.

Diese Ausnahmen gibt es

Von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, sind unter anderem ausgenommen:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
• Fahrausweise
• Leistungen an Endverbraucher (B2C)
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG – sie müssen E-Rechnungen aber empfangen können

Die Empfangspflicht gilt dagegen ohne Übergangsfrist für alle. Wer heute keine E-Rechnung annehmen kann, ist bereits jetzt nicht mehr regelkonform aufgestellt.

Was Sie jetzt konkret tun sollten

• Empfang sicherstellen: ein dediziertes Rechnungs-Postfach einrichten und klären, womit Sie XRechnung und ZUGFeRD lesen und prüfen.
• Buchhaltung und ERP prüfen: Kann Ihre Software E-Rechnungen erzeugen und einlesen? Oft reicht ein Update oder ein Modul.
• Prozesse anpassen: Rechnungsfreigabe, Buchung und Archivierung auf den digitalen Ablauf umstellen.
• Revisionssichere Archivierung: E-Rechnungen müssen GoBD-konform aufbewahrt werden – das strukturierte Format, nicht nur ein Ausdruck.
• Frühzeitig testen: Starten Sie mit einzelnen Kunden oder Lieferanten, bevor die Pflicht greift.

Fazit

Die E-Rechnung ist kein optionales Digitalprojekt mehr, sondern gesetzliche Pflicht mit klarem Zeitplan. Der Empfang ist seit 2025 vorgeschrieben, das Ausstellen folgt 2027 und 2028. Unternehmen, die jetzt umstellen, vermeiden Hektik kurz vor den Fristen und profitieren gleich von schlankeren, weniger fehleranfälligen Abläufen.

Wenn Sie Ihre Prozesse und Systeme fit für die E-Rechnung machen wollen, begleite ich Sie von der Bestandsaufnahme bis zur sauberen Umsetzung. Mehr dazu auf der Seite Projektberatung.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: Oktober 2026. Maßgeblich sind die jeweils geltenden gesetzlichen Regelungen.